Ticket restaurant: un sistema di vantaggi per i soggetti utilizzatori

Le novità introdotte dai vari interventi normativi a partire dal 2023, la stesura del nuovo Principio contabile OIC 34 e la predisposizione di bozza del disegno di legge di Bilancio 2026 in materia di buoni pasto, evidenziano la volontà di creare un ecosistema di relazioni economiche tra varie tipologie di soggetti capaci di cooperare in un contesto fatto di agevolazioni fiscali e maggiori tutele finalizzato al sostenimento del potere di acquisto delle famiglie.

Premessa

In un mercato del lavoro in cui diventa cruciale investire nei benefits da parte delle aziende per offrire un pacchetto retributivo sempre più competitivo ai lavoratori, i ticket restaurant rappresentano un vero e proprio strumento strategico di welfare aziendale.

Il buono pasto, anche in forma elettronica, assume il ruolo di documento di legittimazione di un servizio sostitutivo di mensa per il dipendente che ne usufruisce e non rientra nella determinazione del suo reddito di lavoro dipendente entro certi limiti ben definiti, come chiarito nella risoluzione n. 26E/2010 da parte dell’Agenzia delle Entrate. Da un lato, quindi garantisce un vantaggio concreto al lavoratore; dall’altro, costituisce la prova dell’avvenuta prestazione nei confronti della società che emette i buoni.

Soggetti ammessi

Per osservare i vantaggi che comportano è necessario soffermarsi sui soggetti coinvolti e le loro interrelazioni:

• le imprese e i datori di lavoro che acquistano i buoni pasto come servizio sostitutivo della mensa, godendo di agevolazioni fiscali previste dalla normativa, mettendoli a disposizione dei propri dipendenti;
• le società emettitrici, che generano il buono (digitale o cartaceo) e, tramite le imprese, lo mettono a disposizione di lavoratori e lavoratrici e garantiscono una rete di esercenti convenzionati in cui è possibile spendere il buono. Applicano uno sconto per le aziende sul prezzo di acquisto ed una commissione agli esercenti da trattenere dal valore nominale del buono.
• i dipendenti, che ricevono i buoni dalle imprese e che li possono utilizzare presso la rete di esercenti convenzionati;
• gli esercenti, che accettano i buoni pasto per il “pagamento” di beni o servizi. Essi pagano delle commissioni alle società emettitrici per far parte della loro rete (bar, ristoranti, supermercati).

Attenzione: Dal 1° settembre 2025 il DDL Concorrenza introduce un tetto massimo del 5% sulle commissioni che le società emettitrici di buoni pasto possono applicare agli esercenti obbligando l’adeguamento al nuovo tetto dei contratti preesistenti.

Il sistema

In sintesi, le operazioni economiche tra i soggetti seguono il flusso qui di seguito riassunto:

• la società emittente vende i buoni pasto al datore di lavoro a un prezzo che può essere uguale, superiore o inferiore al valore facciale;
• il datore di lavoro distribuisce i buoni ai dipendenti;
• i dipendenti utilizzano i buoni presso gli esercizi convenzionati;
• gli esercizi convenzionati richiedono il rimborso alla società emittente;
• la società emittente rimborsa gli esercizi per un importo pari al valore facciale del buono meno lo sconto pattuito.

Le aziende, quindi, comprano i buoni pasto da società emettitrici per offrirli ai dipendenti, che poi li spendono nei negozi o ristoranti convenzionati. Gli emettitori fanno uno sconto alle aziende (fino al 20%) ma si rifanno sugli esercenti, applicando commissioni. Questo è sintomo che il costo del sistema ricade soprattutto sui soggetti che accettano i buoni.

Normativa

L’articolo 2, comma 1, lettera c), del D.M. 122/2017 definisce il buono pasto, ai sensi dell’articolo 2002 del codice civile, come il “documento di legittimazione per il titolare, non cedibile, né cumulabile oltre il limite consentito, quindi commercializzabile o convertibile in denaro” che gli consente:

• di ricevere un servizio sostitutivo di mensa di importo pari al valore facciale del buono ossia il valore della prestazione indicato sul buono, Iva inclusa;
• di avere prova documentale dell’avvenuta prestazione nei confronti delle società Emittente nell’esercizio convenzionato;
• di essere utilizzato sia quando il titolare sia prestatore di lavoro subordinato (a tempo pieno o parziale), sia quando l’orario di lavoro non prevede una pausa per il pasto, nonché per quei casi di rapporto di collaborazione anche non subordinato;
• di essere utilizzato esclusivamente per l’intero valore facciale.

Il D.lgs. n. 36/2023, a partire dal 2023, interviene con forza sulla disciplina e la incorpora nel Nuovo Codice dei contratti pubblici prevedendo requisiti specifici per l’emissione, l’affidamento del servizio sostitutivo di mensa e la rete degli esercizi convenzionati.

Uno degli interventi più significativi riguarda il tetto massimo alle commissioni applicabili dagli emettitori di buoni pasto agli esercenti convenzionati sul valore nominale del buono: con la legge annuale per la concorrenza L. n. 193/2024, all’ articolo 37 la misura del 5% applicata solo per la pubblica amministrazione è stata estesa anche al settore privato.

Attenzione: La nuova misura si applica:

• dal 18 dicembre 2024 si applica da subito per i nuovi contratti tra società emittenti ed esercenti che non avevano rapporti in precedenza;
• dal 1° settembre 2025 il limite si estende anche agli accordi già esistenti;
• per i buoni pasto emessi prima del 1° settembre 2025 mantengono le condizioni contrattuali originarie e resteranno validi fino al 31 agosto 2025.

Il trattamento contabile presuppone il rispetto della competenza del costo sia ai fini della redazione del bilancio che della deduzione ai fini reddituali. La rilevazione dell’operazione varia a seconda del soggetto preso in considerazione nel rispetto degli articoli. 2423,2424,2425,2426 del codice civile ed i principi contabili OIC 12 e 34.

È importante focalizzare l’attenzione sul nuovo principio contabile OIC 34 che rappresenta un vero e proprio punto di svolta per le società emittenti i buoni pasto. Il principio riformula le regole di contabilizzazione dei ricavi allineandosi ai principi internazionali con particolare attenzione alla sostanza economica delle operazioni rispetto alla forma. Presuppone, infatti, un’analisi della contrattualistica finalizzata ad identificare le differenti tipologie di prestazioni di servizi al fine di individuare il momento in cui il ricavo deve essere iscritto in bilancio. L’elemento determinante è il trasferimento sostanziale dei rischi e benefici ai sensi del paragrafo 23 dell’OIC 34, considerando i diritti e gli obblighi derivanti dai contratti stipulati con gli esercizi convenzionati.

Esempio: Supponiamo il seguente scenario:

• il datore di lavoro (Azienda Cliente) acquista 100 buoni pasto elettronici al valore facciale di € 8 ciascuno, per un totale di € 800;
• l’emittente dei buoni pasto (Società Emittente) applica una commissione/servizio e rimborsa gli esercenti convenzionati quando viene utilizzato il buono;un esercente convenzionato (Ristorante) accetta i buoni con uno sconto convenzionato del 4% e poi viene rimborsato;
• a fine anno l’85% dei buoni è stato utilizzato;
• a fine anno il 10% è stato utilizzato ma non rimborsato;
• il 5% non è stato ancora utilizzato.